🔧 阿川の電商水電行
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「那麼，"到底"現在的狀況是什麼？」當被問到這個問題時，你的報告還未符合“報告”的標準【下篇】
――「能被判斷的報告」是什麼
報告並非「事實的共享」，而是「提供判斷材料」
前言
在前篇中，我們探討了這樣的對話。
新人「登入功能的實作完成了」
領導「那麼，現在到底狀況怎麼樣？」
新人以為傳達了「工作的完成」，卻未能讓人理解。
這種不對勁的原因不是因為報告的好壞，而是：
- 新人和領導對「報告」這個詞的期待角色不同
- Closed Task（已結案的任務）和 Open Task（進行中的任務）的報告需求不同
- 認知結構（架構）・目的（決策）・視角（局部/全局）的“3層”出現了偏差
這種「結構的差異」導致了誤解。
下篇將繼續探討：
那麼，領導可以“判斷”的報告，應該包含哪些信息
並將其拆解成從明天開始可以實用的形式。
1. 上司「為什麼」要聽報告
上司收集的不是「事實」，而是「判斷材料」
首先，要明白，上司聽取報告的目的不是「確認事實」。
他們真正想要知道的是以下三點：
- 現在是否需要介入？
- 是否存在風險？
- 我是否可以放心交給你？
換句話說，報告就是
將作為判斷材料的信息傳達給上司
2. 不會傳達的報告缺少了什麼
試圖補充不足的信息會增加思考成本
例如：
「登入功能的實作完成了」
這份報告只有“事實”。
然而在上司的腦中，思考同時進行著：
- 動作確認已經完成了嗎？
- 例外情況呢？
- 有任何錯誤嗎？
- 下一步要做什麼？
- 是否按照計劃進行？
換句話說，上司無法立即做出判斷，首先需要進行
收集缺失信息的思考與提問
這種“額外處理”即是後文提到的 認知負荷 的本質。
3. 認知負荷是什麼
「認知負荷（Cognitive Load Theory）」是教育心理學者
John Sweller（約翰·斯韋勒）提出的理論。
人的工作記憶在處理信息量上有其限制，
- 缺失信息的推測負荷
- 選別不必要信息的負荷
增加時，理解和判斷的質量會下降。
人的工作記憶無法同時處理大量的信息。
當信息未經整理時，
- 推測
- 補充
- 重新提問
等額外處理會隨之發生。
這會增加認知負荷。
整理良好的報告可以：
- 使推測變得不必要
- 使補充變得不必要
- 使重新提問變得不必要
進而縮短到達判斷之間的距離。
4. 那麼，應該如何結構化
結構化的信息縮短了到達判斷的距離
做出判斷所需的材料包括以下四項：
① 當前狀態（進展到什麼程度）
② 確認過的範圍（驗證到什麼程度）
③ 是否存在問題或風險
④ 下一步措施（打算怎麼進行）
當這四項具備時，上司能夠立即判斷：
- 是否需要介入
- 是否可以交給你
- 是否需要修正方針
5. 不良報告示例（上司無法判斷）
登入功能勉強完成了。
不過還有些地方不太確定，
剛剛出現了錯誤，但可能會修復。
可能也符合規範。
這份報告乍看之下「信息量」似乎增加了。
然而，上司所需的並非信息量，而是判斷材料。
上司腦中的思考如下：
- 什麼是確定的信息？（「勉強」「可能」的描述過多）
- 確認到什麼程度？
- 當前最大的風險是什麼？
- 下一步該怎麼做？什麼時候？
上司的回應示例（即收集不足的信息）：
「“勉強”是指確定到什麼程度？」
「錯誤會再現嗎？再現的條件是什麼？」
「接下來你打算做什麼？做到什麼程度？」
也就是說，在進入判斷前，信息收集的階段就出現了。
6. 改善示例（上司可以立即判斷）
登入功能的實作已經完成。
正常登錄已經確認。
密碼錯誤時的錯誤提示有問題，目前正在修復中。
預計今天內會修復，但因對於規範的理解有些不安，想請您先確認方向性。
這份報告中，
- 當前狀態
- 確認過範圍
- 問題・風險
- 下一步
四項都是齊全的，讓上司可以立刻進入判斷。
上司的內心思考：
- 好的，正常情況已確認
- 風險是錯誤提示（目標明確）
- 今日內會解決
- 現在只需要確認「方向性」
上司的回應示例：
「那個方向是可以的，今天內請繼續進行。」
此時幾乎不需額外的信息收集，因此，思考負荷（認知負荷）降低。
7. 信息多並不等於好
這裡重要的是，
信息增加不等於能夠很好地傳達
這一點。
因為報告未能傳達而試圖：
- 解釋所有的工作日誌
- 從頭到尾說明思考過程
等“信息過量投入”，結果卻會導致
重要判斷材料被掩蓋
的問題出現。
由於人的工作記憶有其極限，
- 選別什麼是重要的信息的負荷
- 尋找哪些是風險的負荷
會隨之增加。
換句話說，信息少了或多了都不行。
重要的是，
僅傳遞對方判斷所需的信息，並進行結構化
。
8. 結論
報告不是完工通知。
而是一種創造可判斷狀態的行為
。
評價高的報告是，
- 除了精確的狀況共享以外
- 還需提出下一步措施
- 促進對方的思考
報告前篇中提到的結構偏差，
並非能力差，而是因為“不知道該提供什麼”。
其答案很簡單。
先行提供對方做出判斷所需的材料。
這就是能夠傳達的報告結構。
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原文出處：https://qiita.com/hitomin_poke/items/c66354eda2dbb749207f
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