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這個內容是我的主觀意見。我使用了一部分生成式AI（Copilot）來撰寫，敬請見諒。
Microsoft 365 Copilot 是 Microsoft 365 的Copilot
或許你會覺得這是顯而易見的，但 Microsoft 365 Copilot 不是 ChatGPT 或 Gemini 的單純競爭產品。
它是在 Microsoft 365 上順利處理日常業務的 Copilot。
你會好好利用 Microsoft 365 嗎？
有效使用 Microsoft 365 是前提。
如果你還不能正確使用 Microsoft 365 卻說：「Microsoft 365 Copilot 沒法用」，這就像在垃圾屋裡開著掃地機器人然後說「掃地機器人居然無法好好掃地」一樣。
我所理解的「Microsoft 365 最基本的使用」介紹
Microsoft 365 Copilot 擅長的，是從 Microsoft 365 中提取信息進行總結、草擬和建議。這裡有兩點前提是非常重要的。
- 元數據：人員、組織、會議名稱、主題、文件名稱等
- 文脈：基於文件、郵件、聊天、會議的內容，以及與之相關的背景、目的、議題、決定等
如何「日常性地整理」這些資訊，將大幅影響準確度。
對 Microsoft 365 Copilot 而言，重要的不是提示，而是理所當然地使用 Microsoft 365。
作為管理者想要設定的事項・作為使用者想要注意的事項
我將列出每個服務或應用程式中，作為管理者想要設定的事項以及作為使用者想要注意的事項。
１．Entra ID
作為管理者想要設定的事項
- 標準化組織名稱（部門名稱）
- 消除表記揺れ（例如：情資/信息系統/IT企劃）
- 與人事調整，確保相同組織使用相同表記註冊
- 必須包含上司（Manager）屬性
- 建立在入職、異動、組織調整時更新的機制
作為使用者想要注意的事項
- 意識到個人資料（姓名、部門、職位、聯絡方式）是否正確
- 如有錯誤或變更，及時向人事或情資部門請求更新
對 Copilot 而言
- 「這個案件的關係者是誰？」「這個部門的負責人是？」的準確度將得以提高
- 如果有上司屬性，Copilot 將能理解上司/部下之間的關係
２．Outlook（郵件）
作為管理者想要設定的事項
- 制定並設定保留/存檔的方針
作為使用者想要注意的事項
在重要的請求郵件中，
- 不要使用「例子」之類的標題
- 標題中寫清「發生了什麼事情，想要你做什麼」
- 內文中包括「結論、背景、請求內容、期限」
對 Copilot 而言
- 總結和回覆建議會變成「完整的文章」
- 能夠輕鬆提取「決定了什麼/請求了什麼」的依據
３．Outlook（日曆）
作為管理者想要設定的事項
- 制定並周知會議召開的基本規則（標題/議題/附件/參與者）
- 制定並周知日曆登記的基本規則
作為使用者想要注意的事項
- 所有會議和行程都要登記在日曆中（明確顯示空閒時間）
- 會議標題中包含目的
- 認真撰寫議程
- 事前資料以鏈接形式分享而非附件
對 Copilot 而言
- 在會議前更容易整理「上次的決定事項」「此次要決定的事項」
- 明確的空閒時間會使日程調整的建議更容易
４．Teams（團隊）
作為管理者想要設定的事項
- 確定團隊創建的細節（例如：統一組織單位或專案單位）
- 準備命名規則（前綴、組織代碼、專案代碼）
- 防止無序創建（根據組織結構進行創建、申請制、清查運作）
作為使用者想要注意的事項
- 停止「隨便創建團隊」
- 如果已有現有團隊，則加入該團隊
- 團隊內部應用頻道進行整理（在增加團隊前充分利用頻道）
- 根據話題利用適當的頻道/討論串
對 Copilot 而言
- 當參考對象不混雜時，能夠穩定地總結和搜索
（當相同話題或文件跨越多個頻道時會造成混亂）
５．Teams（聊天）
作為管理者想要設定的事項
- 統一聊天/會議資料的保留、審計和搜索方針
- 成為文化促進「重要事項保留在頻道中」
作為使用者想要注意的事項
- 基本上在團隊（頻道）中進行公開討論
- 1:1或群組聊天應聚焦於「調整、確認、短期話題」
- 決策事項和需共享內容轉錄到頻道
對 Copilot 而言
- 僅靠聊天容易讓信息分散
- 留在頻道中的訊息會使項目的進度更易於被 Copilot 追蹤
６．Teams 管理
作為管理者想要設定的事項
- 決定會議錄音和文字記錄的處理方式並設定政策
- 整理 Copilot 使用的許可範圍和條件
- 準備使用指導原則（商業機密、個人信息、共享範圍的考量）
作為使用者想要注意的事項
- 在記錄會議之前首先考慮發言方式（資料表達方式、措辭等）
- 會後明確記錄「決定事項」「待辦事項」
對 Copilot 而言
- 會議有錄音和文字記錄時，總結和待辦事項的精度會提高
７．SharePoint
作為管理者想要設定的事項
- 確定網站創建的粒度（例如：統一組織單位或專案單位）
- 準備命名規則（前綴、組織代碼、專案代碼）
- 防止無序創建（根據組織結構進行創建、申請制、清查運作）
- 整理庫的運用規則（文件夾/元數據/權限設計）
作為使用者想要注意的事項
- 停止「隨便創建網站」
- 善用現有網站/庫
- 文件透過庫進行管理
- 儘可能避免使用清單中的「文件附件」
- 盤點多餘的網站/多餘的文件並刪除
- 多餘的物品將使得 Copilot 更容易捕捉到雜訊
- 利用版本管理（不進行不必要的文件複製）
對 Copilot 而言
- 當組織或專案的官方材料集中在一個地方時，雜訊減少，總結、比較及根據的精度會提高
８．Microsoft 365 Apps（Office）
作為管理者想要設定的事項
- 更新通道以每月通道或最新通道為基本
- 滿足在 Office 應用中使用 Copilot 的條件
- 力求更頻繁的發布更新
作為使用者想要注意的事項
- 多多嘗試在應用中使用 Copilot
- 如果出現錯誤或問題，首先懷疑應用版本
對 Copilot 而言
- 如果應用的更新通道過舊，則可能不會顯示 Copilot 按鈕或發生錯誤
總結
正確使用 Microsoft 365，進行整理，收集優質數據。
接下來再談別的。
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